Regulamin usługi

§ 1. Definicje

1. USŁUGODAWCA – podmiot realizujący usługę, tj. JK Code Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie (02-662) przy ul. Świeradowskiej 47, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawa w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001270939, NIP 5214182515,
2. ABONAMENT – opłata miesięczna lub roczna uiszczana przez Klienta w ramach usług świadczonych przez Usługodawcę,
3. KLIENT – podmiot rejestrujący się na stronie https://ksefnamail.pl/ i zamawiający usługę realizowaną przez Usługodawcę. Klientem może być jakikolwiek podmiot prowadzący działalność gospodarczą w jakiejkolwiek dozwolonej przez prawo formie,
4. KSeF (Krajowy System e-Faktur) - ogólnopolski system teleinformatyczny zarządzany przez Ministerstwo Finansów, służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
5. DANE – informacje przekazane przez Klienta w procesie rejestracji tj. adres mailowy, NIP, nazwa firmy, którą prowadzi Klient, token (w zakresie funkcji nadanej zgodnie z niniejszym Regulaminem),
6. STRONA - rozumie się przez to zarówno i Usługodawcę jak i Klienta,
7. SYSTEM – rodzaj oprogramowania używanego przez Usługodawcę do realizacji Usługi oraz dostarczania Raportów,
8. TOKEN – unikalny ciąg znaków, który pozwala Klientowi nadać uprawnienie Usługodawcy do przeglądania faktur,
9. RAPORT – mail zawierający miesięczne zestawienie faktur sprzedażowych i zakupowych Klienta przesyłany Klientowi przez Usługodawcę,
10. REGULAMIN – oznacza niniejszy regulamin określający warunki i zasady rejestracji i korzystania z Systemu dostarczania faktur VAT oraz Raportów bezpośrednio do Klientów.
11. UMOWA – umowa między Usługodawcą a Klientem na podstawie której realizowana jest Usługa i do której dochodzi w wyniku rejestracji Klienta na stronie https://ksefnamail.pl/ oraz aktywacji Usługi przez Klienta.
12. USŁUGA – realizowana przez Usługodawcę usługa dostarczania Klientowi Raportów oraz faktur VAT na podany w trakcie rejestracji adres poczty elektronicznej oraz w zakresie Abonamentu wybranego przez Klienta.
13. FAKTURA/FAKTURA ZAKUPOWA – faktura VAT (lub jej korekta) wystawiona przez kontrahenta Klienta (faktura zakupowa) pobrana z KSeF i przesłana na adres poczty elektronicznej Klienta wskazany w toku rejestracji.

§ 2. Rejestracja

1. Rejestracja Klienta odbywa się na stronie https://ksefnamail.pl/. Warunkiem skutecznej rejestracji jest wygenerowanie Tokenu na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ z nadaniem Usługodawcy uprawnienia do przeglądania Faktur. Token jest szyfrowany automatycznie w Systemie Usługodawcy, który go odszyfrowuje wyłącznie w chwili logowania do KSeF. Token nie jest nigdzie wyświetlany i nie zapisywany w logach.
2. W toku rejestracji Klient podaje:

1. NIP swojej firmy,
2. pełną nazwę firmy,
3. adres poczty elektronicznej do kontaktu z Usługodawcą.

3. W toku procesu rejestracji Klient akceptuje treść niniejszego Regulaminu. Usługodawca nie odpowiada za poprawność i prawdziwość danych udostępnionych przez Klienta w toku rejestracji.
4. Akceptacja Regulaminu oznacza również akceptację Polityki Prywatności oraz Umowy Powierzenia Danych, które dostępne są na stronie www Usługodawcy.
5. Po pozytywnej weryfikacji danych Klienta, Klient otrzymuje na adres swojej poczty elektronicznej powiadomienie wraz z linkiem do aktywowania Usługi. Aktywowanie Usługi jest równoznaczne z zawarciem z Usługodawcą umowy zlecenia dostarczania Faktur oraz Raportów na adres poczty elektronicznej Klienta.
6. Usługodawca zastrzega sobie możliwość zmiany treści niniejszego Regulaminu w każdym czasie. Dla Klienta wiążące są jednakże te postanowienia Regulaminu, które obowiązywały w chwili rejestracji, chyba że Usługodawca powiadomił Klienta o zmianie oraz pouczył o możliwości rezygnacji z Usługi.

§ 3. Usługa

1. Rozpoczęcie realizacji świadczenia Usług rozpoczyna się po otrzymaniu przez Klienta informacji o aktywowaniu Usługi.
2. System używany przez Usługodawcę sprawdza KSeF z częstotliwością właściwą dla danego Abonamentu wybranego przez Klienta. Jeśli w danym sprawdzeniu pojawi się faktura zakupowa zostanie ona przesłana na adres poczty elektronicznej Klienta podany w toku rejestracji.
3. Wiadomość mailowa Usługodawcy będzie zawierała w treści dane do przelewu na rzecz kontrahenta Klienta oraz w załączniku fakturę w formacie PDF w układzie Ministerstwa Finansów i oryginalny XML. W celu uniknięcia wątpliwości wskazuje się, iż dane do przelewu będą wskazane w wiadomości mailowej, tylko i wyłącznie jeśli były wskazane na fakturze.
4. Usługodawca wstrzymuje wysyłkę Faktur ponad limit osiągnięty przez Klienta w ramach abonamentu. Faktury będą w takim przypadku nadal pobierane z KSeF i przechowywane, a następnie przesłane przez Usługodawcę w terminie jednego dnia roboczego po dniu podniesienia pakietu wysyłki Faktur w ramach Abonamentu lub pierwszego dnia kolejnego miesiąca rozliczeniowego. Usługodawca powiadomi Klienta w przypadku osiągnięcia limitu 80 % liczby wysyłanych Faktur, a w sytuacji wyczerpania limitu Klient otrzyma specjalną wiadomość.

§ 4. Raport

1. Usługodawca wysyłać będzie do Klienta raz na miesiąc Raport. Zawierać on będzie miesięcznie podsumowanie i zestawienie wszystkich faktur zakupowych oraz sprzedażowych, które wystawił Klient. Faktury sprzedażowe Klienta nie będą wysyłane pojedynczo, pojawią się tylko i wyłącznie w zestawieniu.
2. Raport będzie wysyłany Klientowi w terminie do 7 dnia każdego miesiąca za poprzedni miesiąc kalendarzowy. Pierwszy Raport obejmować będzie okres od momentu rozpoczęcia świadczenia Usługi. W przypadku dużej ilości faktur Usługodawca zastrzega sobie możliwość przesłania archiwum faktur w kilku wiadomościach.
3. Kopie plików stanowiących zawartość Raportu będą automatycznie kasowane po upływie 7 dni od jego dostarczenia.

§ 5. Abonament i płatność

1. Klient rejestrując się w Systemie samodzielnie wybiera Abonament za Usługi dostępny na stronie https://ksefnamail.pl zarządzanej przez Usługodawcę.
2. Wszystkie Ceny podane na w/w stronie internetowej Usługodawcy są cenami netto. W sytuacji wyboru przez Klienta Abonamentu rocznego cena ustalona zostaje na poziomie wynagrodzenia Usługodawcy odpowiadającemu okresowi 10 miesięcy świadczenia Usług. W przypadku wyboru płatnego Abonamentu, pierwsza płatność realizowana będzie przy aktywacji Usługi.
3. Usługodawca wystawia faktury w KSeF i będzie je przesyłać w formie elektronicznej PDF na adres Klienta podany w toku rejestracji.
4. Płatność za Usługę odbywać będzie się w ten sposób, iż Klient przed końcem danego okresu rozliczeniowego będzie otrzymywał na adres poczty elektronicznej mail z linkiem do zapłaty. Brak zapłaty skutkuje tym, iż Abonament staje się automatycznie pakietem darmowym z zakresem Usług właściwych dla tego abonamentu. Usługodawca zastrzega sobie jednakże możliwość wstrzymania realizacji Usługi w przypadku opóźnienia w płatności przekraczającej jeden okres.
5. W konkretnych przypadkach i na wniosek Klienta, Strony mogą ustalić indywidualne zasady wynagradzania Usługodawcy.
6. W przypadku gdy Klient rejestruje w ramach wybranego Abonamentu, więcej niż jedną firmę z różnymi NIPami i adresami, winien posiadać odpowiednie umocowania i odpowiada za prawidłowość rejestracji.
7. Klient może w każdym czasie samodzielnie zmienić wybrany Abonament w panelu na stronie https://ksefnamail.pl/. W przypadku zmiany na Abonament droższy w trakcie opłaconego okresu rozliczeniowego nowy Abonament zostaje aktywowany z chwilą zapłaty dopłaty, a koniec okresu rozliczeniowego nie ulega zmianie. Dopłata stanowi różnicę cen obu Abonamentów, obliczoną proporcjonalnie do czasu pozostałego do końca opłaconego okresu. W przypadku zmiany na Abonament tańszy nowy Abonament obowiązuje od końca opłaconego okresu rozliczeniowego, a wynagrodzenie za ten okres nie podlega zwrotowi. Klient korzystający z Abonamentu bezpłatnego, wybierając Abonament płatny, opłaca go za pełny okres miesięczny lub roczny, a Abonament działa od chwili zapłaty.
8. Usługodawca zastrzega sobie możliwość wycofania lub zmian rodzajów Abonamentów lub kwot wynagrodzenia określonych w ramach danego Abonamentu. Usługodawca zobowiązany będzie powiadomić Klienta o takiej zmianie oraz pouczyć o możliwości rezygnacji z Usługi.
9. Usługodawca wskazuje, iż operatorem płatności będzie System Przelewy 24 zarządzany przez spółkę PayPro Spółka Akcyjna z siedzibą w Poznaniu przy ul. Pastelowej 8, 60-198 Poznań.

§ 6. Rezygnacja

1. Klient może zrezygnować z Usługi poprzez panel na stronie https://ksefnamail.pl/. Z chwilą rezygnacji z Usługi przez Klienta, Usługodawca zaprzestaje jej realizacji oraz dostarczania Raportów. Klient winien złożyć rezygnację w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego. W przypadku złożenia rezygnacji w innym terminie, opłata uiszczona w ramach konkretnego abonamentu nie podlega zwrotowi.
2. Po złożeniu rezygnacji z Usługi, Klient winien unieważnić Token w KSeF. W przypadku unieważnienia Tokenu w KSeF w pierwszej kolejności, Klient winien niezwłocznie zrezygnować z Usługi w sposób wskazany w pkt 1 niniejszego paragrafu.
3. Usługodawca będzie uprawniony do rezygnacji ze świadczenia Usług składając oświadczenie z 3 miesięcznym terminem wypowiedzenia. Opłata uiszczona przez Klienta za okres w którym Usługodawca zaprzestał świadczenia Usług zostanie mu zwrócona.

§ 7. Odpowiedzialność

1. Usługodawca jest zwolniony z odpowiedzialności z tytułu roszczeń związanych z korzystaniem z Systemu na skutek niezastosowania się do Regulaminu lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w korzystaniu z KSeF oraz Systemu wynikające z awarii lub przypadków wadliwego funkcjonowania systemów teleinformatycznych będących poza jego wpływem lub kontrolą.
3. Usługodawca ma prawo zaprzestać świadczenia Usług w każdym czasie, jeżeli takie uzasadnione żądanie zostanie zgłoszone wobec niego przez dostawcę Internetu lub inny uprawniony podmiot. Usługodawca zastrzega sobie prawo do przerwania świadczenia Usług w przypadku stwierdzenia naruszenia przez Klienta niniejszego Regulaminu oraz obowiązującego prawa.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności również za:

1. zakłócenia w funkcjonowaniu lub utrudnienia w dostępie do Systemu oraz KSeF na skutek dokonywania jej konserwacji, ulepszeń lub zmian technologicznych, 
2. działania siły wyższej,
3. następstwa działania osób trzecich, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności,
4. skutki podania przez Klienta nieprawdziwych lub niepoprawnych danych w celu skorzystania z Systemu oferowanego przez Usługodawcę.

5. W celu uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości Usługodawca wskazuje, iż świadczona przez niego Usługa nie zastępuje KSeF, a faktura jest wystawiona w dniu nadania numeru w KSeF zgodnie z przepisami prawa obowiązującego na dzień wystawienia Faktury. Usługodawca nie ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za treść Faktury i jej elementy.

§ 8. Reklamacje

1. Klient może kierować reklamacje w sprawach związanych z korzystaniem z Usług określonych w niniejszym Regulaminie na adres poczty elektronicznej kontakt@ksefnamail.pl.
2. Usługodawca zobowiązany jest rozpatrzyć reklamację w terminie 14 (czternaście) dni kalendarzowych od jej otrzymania.
3. W przypadku, gdy złożona reklamacja zawiera braki uniemożliwiające jej rozpatrzenie, Usługodawca może wezwać Klienta do jej uzupełnienia, określając termin, nie krótszy niż 7 (siedem) dni i zakres tego uzupełnienia z pouczeniem, że nieuzupełnienie reklamacji w określonym terminie spowoduje pozostawienie reklamacji bez rozpoznania. Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu reklamację pozostawia się bez rozpoznania.
4. Odpowiedź na reklamację Klienta kieruje się na adres poczty elektronicznej wskazany przez Klienta w trakcie rejestracji.

§ 9. Dane osobowe

1. Usługodawca może przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w Polityce Prywatności oraz Umowie Powierzenia Danych. Dokumenty te pozostają dostępne na stronie https://ksefnamail.pl.
2. Umowa Powierzenia Danych zawierana jest z chwilą wyrażenia na nią zgody składanej w toku rejestracji Klienta na stronie https://ksefnamail.pl.

§ 10. Prawa własności intelektualnej

1. Wszelkie prawa do treści zawartych na stronie https://ksefnamail.pl przysługują Usługodawcy.
2. Żaden fragment prezentowany na stronie https://ksefnamail.pl (np. tekst, grafika, logotypy, zdjęcia i wszelkie inne dane) nie mogą być powielane, kopiowane lub rozpowszechniane w żadnej formie i bez uprzedniego zezwolenia Usługodawcy. W razie naruszenia powyższego zakazu, Usługodawca zastrzega sobie prawo dochodzenia na drodze sądowej wszelkich roszczeń od podmiotów naruszających jego prawa.

§ 11. Postanowienia końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji na stronie internetowej https://ksefnamail.pl.
2. Usługodawca zachowuje prawo do zmiany, w każdym czasie, treści niniejszego Regulaminu. Wszelkie zmiany będą zamieszczane w treści Regulaminu i będą wchodzić w życie z dniem ich publikacji.
3. W przypadku dokonania zmiany Regulaminu, Klient, który nie akceptuje nowej treści Regulaminu, winien zawiadomić o tym fakcie Usługodawcę w terminie 14 dni od daty otrzymania informacji o publikacji zmian. Korzystanie przez Klienta z usług świadczonych przez Usługodawcę po wprowadzeniu zmian Regulaminu oznacza ich akceptację.
4. Wszelkie spory prawne będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.