1. Ręcznie — w narzędziach Ministerstwa Finansów
Ministerstwo udostępnia trzy bezpłatne narzędzia: Aplikację Podatnika KSeF w przeglądarce, Aplikację Mobilną KSeF na telefon i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Po zalogowaniu otwierasz listę faktur — są tam wszystkie faktury wystawione dla Twojej firmy — i pobierasz wybraną jako PDF, a w Aplikacji Podatnika także jako XML, czyli oryginał. Pobrany PDF ma kod QR i numer KSeF, więc każdy, kto go dostanie, może sprawdzić, że faktura jest w systemie. Jak się zalogować, opisujemy w poradniku o logowaniu do KSeF.
Ten sposób działa zawsze, ale nie jest automatyczny: trzeba pamiętać, żeby zajrzeć, i za każdym razem się logować. KSeF nie daje znać o nowej fakturze — co z tego wynika.
2. W programie do faktur lub księgowości
Większość popularnych programów ma dziś połączenie z KSeF, ale działa ono różnie. Jedne pobierają faktury zakupowe same, w tle. Inne mają przycisk „pobierz z KSeF”, który trzeba kliknąć. Zanim uznasz, że „program to robi”, zapytaj dostawcę o trzy rzeczy: czy pobiera bez klikania, jak często i czy daje znać, że przyszło coś nowego.
3. Przez usługę zewnętrzną
Usługa łączy się z KSeF Twojej firmy i sprawdza go za Ciebie co jakiś czas. Jedne wysyłają powiadomienie o nowej fakturze, inne — samą fakturę e-mailem. Nie musisz zmieniać programu do faktur ani uczyć się nowego.
4. Własna integracja z API KSeF
Jeśli masz w firmie programistę, możesz połączyć się z KSeF sam, według dokumentacji Ministerstwa Finansów. To daje pełną kontrolę, ale musisz sam pilnować limitów zapytań, ponawiania przy błędach, bezpiecznego przechowywania poświadczeń i tego, żeby żadna faktura nie zginęła po drodze.
Cztery sposoby obok siebie
| Sposób | Koszt | Czy działa sam | Logowanie do KSeF | Dla kogo |
|---|---|---|---|---|
| Narzędzia Ministerstwa | bezpłatne | nie, zaglądasz sam | za każdym razem | kilka faktur w miesiącu |
| Program do faktur lub księgowości | zależy od programu | zależy od programu | zwykle raz, przy połączeniu | firmy, które i tak pracują w programie |
| Usługa zewnętrzna | abonament usługi | tak | raz, żeby wygenerować token | gdy nie chcesz zmieniać programu |
| Własna integracja | czas programisty | tak | raz, przy konfiguracji | firmy z własnym działem IT |
Czy pobrane faktury trzeba przechowywać?
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono, i nikt — także Ty — nie może ich stamtąd usunąć. Pobrany plik jest więc kopią dla wygody: do zapłaty, do wysłania księgowej, do własnego archiwum. Dotyczy to faktur z KSeF. Faktury, które dostajesz poza systemem, przechowujesz tak jak dotąd.
Jak dać dostęp bezpiecznie
Do automatycznego pobierania wystarczy token z jednym uprawnieniem: „przeglądanie faktur”. Generujesz go sam w Aplikacji Podatnika KSeF, w zakładce Tokeny. Taki token działa w jednej firmie i pozwala tylko czytać faktury. Według podręcznika Ministerstwa (sierpień 2026) nie ma daty ważności — działa, dopóki go nie unieważnisz, a wtedy pobieranie po prostu się zatrzymuje. Instrukcja ze zrzutami ekranu.
Najczęstsze pytania
Jak pobrać fakturę z KSeF?
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF albo e-mikrofirmy, otwórz listę faktur i pobierz wybraną jako PDF (w Aplikacji Podatnika także jako XML). Automatycznie pobierają faktury programy połączone z KSeF i usługi zewnętrzne.
Czy z KSeF można pobrać fakturę w PDF?
Tak. W bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów fakturę pobierzesz jako PDF z kodem QR i numerem KSeF. Oryginałem jest plik XML, a PDF jest jego czytelną wersją.
Jaki program do pobierania faktur z KSeF wybrać?
Taki, który pobiera faktury zakupowe sam, bez klikania. Zapytaj dostawcę, jak często sprawdza KSeF i czy daje znać o nowej fakturze. Jeśli nie chcesz zmieniać programu, to samo zrobi usługa zewnętrzna.
Jakie uprawnienie jest potrzebne do pobierania faktur?
„Przeglądanie faktur”. Token z tym jednym uprawnieniem pozwala tylko czytać faktury jednej firmy.
Czy token KSeF wygasa?
Według aktualnej dokumentacji KSeF 2.0 (podręcznik Ministerstwa Finansów, sierpień 2026) token nie ma daty ważności i działa do czasu jego unieważnienia.
Jak robimy to my
KSeF na mail sprawdza KSeF Twojej firmy co godzinę (w pakiecie darmowym raz na dobę) i każdą fakturę zakupową wysyła osobnym e-mailem — PDF w układzie Ministerstwa Finansów i oryginalny XML, z danymi do przelewu w treści. Bez logowania, bez nowej aplikacji, token tylko do przeglądania faktur.
Źródła
- Ministerstwo Finansów: Krok po kroku — jak odebrać fakturę w KSeF (bezpłatne narzędzia, lista faktur, PDF z kodem QR i numerem KSeF; stan na 23.10.2026)
- Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II (luty 2026; pkt 1.6.3: przechowywanie faktur przez 10 lat, pkt 1.6.5: bezpłatne narzędzia MF)
- Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, cz. I — rozpoczęcie korzystania z KSeF (sierpień 2026; tokeny, uprawnienia, ZAW-FA)
- Infor: Jak odebrać fakturę w KSeF w 5 krokach od 1 lutego 2026 — poradnik Ministerstwa Finansów (22.01.2026)
- Infor: Uprawnienia w KSeF — komu nadać dostęp, by nie stracić kontroli (30.01.2026)