Sposób pierwszy: uprawnienie dla biura
W Aplikacji Podatnika KSeF, w sekcji Uprawnienia, możesz nadać uprawnienie biuru rachunkowemu (na NIP biura) albo konkretnej osobie. Do pracy księgowej wystarczy dostęp do faktur (jeśli biuro wystawia też faktury w Twoim imieniu, potrzebuje dodatkowo uprawnienia do ich wystawiania). Uprawnienia administracyjne — do nadawania i odbierania uprawnień innym — zostaw sobie. Nadać uprawnienie może osoba, która sama ma w KSeF prawo do zarządzania uprawnieniami w Twojej firmie.
To rozwiązuje sprawę dokumentów do rozliczenia. Nie rozwiązuje sprawy płatności: o fakturze, którą trzeba zapłacić, i tak musisz się jakoś dowiedzieć — KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach ani Tobie, ani księgowej.
Sposób drugi: komplet raz w miesiącu
Część biur woli dostawać dokumenty od klienta. Wtedy na początku miesiąca pobierasz faktury za poprzedni miesiąc — zakupowe i sprzedażowe — i wysyłasz je księgowej. W Aplikacji Podatnika robisz to ręcznie: wyszukujesz faktury z danego miesiąca i pobierasz je — co miesiąc od nowa. Inne sposoby opisujemy w poradniku o pobieraniu faktur z KSeF.
Ułatwia to dobra organizacja: osobno faktury zakupowe, osobno sprzedażowe, jeden plik albo jeden folder na miesiąc i krótkie podsumowanie — ile faktur, jaka suma netto, VAT i brutto. Księgowa od razu widzi podsumowanie dokumentów pobranych z KSeF.
O czym pamiętać
- Nie wszystko jest w KSeF. Faktury od firm zagranicznych zwykle nie przechodzą przez KSeF, a do końca 2026 roku poza KSeF mogą być faktury z kas fiskalnych i faktury od części najmniejszych sprzedawców, którzy spełniają warunki ustawowego limitu 10 000 zł brutto miesięcznie. Te trzeba dosłać osobno.
- XML to faktura, PDF to jej obraz. Programy księgowe potrafią czytać pliki XML z KSeF. Zapytaj księgową, w jakiej postaci woli dostawać faktury.
- Data otrzymania może mieć znaczenie dla VAT. Faktura ustrukturyzowana jest co do zasady uznawana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF, a data otrzymania może mieć znaczenie dla rozliczenia VAT.
Najczęstsze pytania
Jak dać księgowej dostęp do faktur w KSeF?
W Aplikacji Podatnika KSeF, w sekcji Uprawnienia, nadaj biuru rachunkowemu (na jego NIP) albo osobie dostęp do faktur. Uprawnienia administracyjne zostaw sobie.
Czy księgowa z uprawnieniem dostaje powiadomienia o nowych fakturach?
Nie. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach — ani przedsiębiorcy, ani biuru rachunkowemu.
Czy wszystkie faktury kosztowe są w KSeF?
Nie wszystkie. Faktury od firm zagranicznych zwykle są poza KSeF, a do końca 2026 r. także faktury z kas fiskalnych i faktury od części najmniejszych sprzedawców, którzy spełniają warunki ustawowego limitu 10 000 zł brutto miesięcznie.
Jak robimy to my
KSeF na mail sprawdza KSeF Twojej firmy co godzinę (w pakiecie darmowym raz na dobę) i każdą fakturę zakupową wysyła osobnym e-mailem — PDF w układzie Ministerstwa Finansów i oryginalny XML, z danymi do przelewu w treści. Bez logowania, bez nowej aplikacji, token tylko do przeglądania faktur. W pakietach płatnych na początku miesiąca dostajesz też podsumowanie i wszystkie faktury z KSeF za poprzedni miesiąc w jednym pliku, podzielone na zakupowe i sprzedażowe — gotowe do przekazania księgowej.
Źródła
- Infor: Uprawnienia w KSeF — komu nadać dostęp, by nie stracić kontroli (30.01.2026)
- Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, cz. I — rozpoczęcie korzystania z KSeF (sierpień 2026; tokeny, uprawnienia, ZAW-FA)
- Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II — wystawianie i otrzymywanie faktur (rozdz. 6.4: KSeF nie wysyła powiadomień do nabywcy)
- Poradnik Przedsiębiorcy: Data wystawienia faktury a data wprowadzenia jej do KSeF — art. 106na ust. 3 ustawy o VAT (25.06.2026)
- Krajowa Administracja Skarbowa: Krajowy System e-Faktur — plan wdrożenia (terminy, limit 10 000 zł, kasy rejestrujące)
- Infor: Limit 10 tys. zł w KSeF — tysiące firm mogą być poza systemem nawet do 2027 (29.08.2026)