Jak dostawać faktury z KSeF na e-mail

Trzy sposoby

Program do faktur lub księgowości. Jeśli korzystasz z programu połączonego z KSeF, sprawdź, czy pobiera faktury zakupowe automatycznie i czy potrafi przesłać je dalej e-mailem. Wiele programów trzyma faktury u siebie, w panelu — wtedy masz je w jednym miejscu, ale do skrzynki nie trafiają.
Usługa powiadomień. Sprawdza KSeF i wysyła informację, że przyszła nowa faktura. To już dużo — nie musisz pamiętać o zaglądaniu — ale samą fakturę otwierasz potem w KSeF albo w panelu usługi.
Usługa, która wysyła samą fakturę. Dostajesz e-mail z fakturą w załączniku i możesz ją od razu przeczytać, zapłacić albo przekazać dalej, bez logowania gdziekolwiek.

Czego potrzebujesz w każdym wariancie

Dostępu do KSeF swojej firmy. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, logujesz się sam — Profilem Zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym. W spółce pierwszą uprawnioną osobę wskazuje się w urzędzie skarbowym na formularzu ZAW-FA, chyba że spółka ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Jeśli ktoś w Twojej spółce ma już uprawnienia w KSeF, może nadać je kolejnym osobom bezpośrednio w systemie, bez wizyty w urzędzie. Program albo usługa łączy się z KSeF najczęściej tokenem — ciągiem znaków, który generujesz sam i bezpłatnie w Aplikacji Podatnika KSeF. Do samego odbierania faktur wystarczy token z jednym uprawnieniem: „przeglądanie faktur”. Jak go wygenerować, pokazujemy krok po kroku, ze zrzutami ekranu.

Na co patrzeć, wybierając

Dokument czy powiadomienie. Czy w e-mailu jest faktura, czy tylko informacja o niej.
Jak często sprawdza KSeF. Raz na dobę, co godzinę, częściej. Faktura może trafić do KSeF później, niż ją wystawiono — na przykład w trybie offline sprzedawca ma czas do następnego dnia roboczego — więc „co kilka minut” nie oznacza, że dostaniesz ją w kilka minut od wystawienia.
Jak wygląda PDF. Czy to wizualizacja w układzie Ministerstwa Finansów — taka sama jak w KSeF — czy własny wzór usługi.
Jakich uprawnień wymaga. Do odbierania faktur nie jest potrzebne nic poza „przeglądaniem faktur”. Usługa, która prosi o więcej, powinna umieć wytłumaczyć, po co.
Czy musisz zakładać konto i pamiętać kolejne hasło.

Jedno zastrzeżenie: do końca 2026 roku część najmniejszych sprzedawców może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli spełnia warunki ustawowego limitu 10 000 zł brutto miesięcznie. Poza KSeF mogą też do Ciebie trafiać faktury z kasy fiskalnej (na przykład ze stacji paliw). Takich faktur żadne narzędzie nie pobierze z KSeF — nadal przyjdą do Ciebie tak jak dawniej. Faktury od firm zagranicznych zwykle też nie przechodzą przez KSeF.

Dostawca nadal przysyła faktury mailem. Czy to wystarczy?

Nie zawsze. Jeśli dostawca wystawia faktury w KSeF, PDF w mailu jest tylko obrazem faktury. Fakturą jest plik w KSeF, a za dzień jej otrzymania uznaje się dzień, w którym KSeF nadał jej numer, a nie dzień, w którym przyszedł mail.

Dostawca nie ma obowiązku wysyłać Ci niczego poza KSeF. Jeden przyśle PDF, drugi zapomni, trzeci przestanie, bo uzna, że KSeF wystarczy. Faktura i tak liczy się jako otrzymana od dnia nadania numeru. Z maili od dostawców nie dowiesz się więc, czy masz wszystkie faktury. Pełną listę ma tylko KSeF.

Inaczej jest z fakturami od sprzedawców, którzy jeszcze nie wystawiają w KSeF, na przykład w ramach limitu 10 000 zł opisanego wyżej. Wtedy faktura w mailu jest zwykłą fakturą elektroniczną i otrzymujesz ją w dniu, w którym rzeczywiście do Ciebie dotarła.

Najczęstsze pytania

Czy KSeF może sam wysyłać faktury na e-mail?

Nie. KSeF nie wysyła faktur ani powiadomień o nowych fakturach. Potrzebny jest program albo usługa, która pobiera faktury z KSeF i przesyła je dalej.

Jakie uprawnienie wystarczy do odbierania faktur na e-mail?

„Przeglądanie faktur”. Token z tym jednym uprawnieniem pozwala tylko czytać faktury jednej firmy, bez wystawiania i zmieniania czegokolwiek.

Czy dostanę e-mailem wszystkie faktury?

Wszystkie, które są w KSeF. Do końca 2026 r. część najmniejszych sprzedawców (w granicach ustawowego limitu 10 000 zł brutto miesięcznie) może wystawiać faktury poza KSeF, podobnie jak faktury z kas fiskalnych, a faktury od firm zagranicznych zwykle przez KSeF nie przechodzą.

Jak robimy to my

KSeF na mail sprawdza KSeF Twojej firmy co godzinę (w pakiecie darmowym raz na dobę) i każdą fakturę zakupową wysyła osobnym e-mailem — PDF w układzie Ministerstwa Finansów i oryginalny XML, z danymi do przelewu w treści. Bez logowania, bez nowej aplikacji, token tylko do przeglądania faktur.

Zobacz, jak to działa · Jak wygenerować token