Faktura jest „otrzymana”, zanim ją zobaczysz
To jest sedno sprawy. Według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT faktura wystawiona w KSeF jest uznana za otrzymaną w dniu, w którym KSeF nada jej numer. Nie wtedy, gdy ją otworzysz, i nie wtedy, gdy sprzedawca wyśle Ci e-mail.
Data otrzymania faktury ma znaczenie m.in. dla momentu, od którego — po spełnieniu pozostałych warunków — możesz skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Jeżeli termin płatności jest powiązany z otrzymaniem faktury, warto sprawdzić, jak definiuje to Twoja umowa. Wielu sprzedawców nadal z grzeczności wysyła PDF e-mailem, ale nie każdy — a fakturą w sensie prawnym jest ta w KSeF.
A aplikacja mobilna Ministerstwa?
Bezpłatna aplikacja mobilna KSeF pokazuje faktury otrzymane i pozwala je wyszukiwać, ale nie ma powiadomień o nowych fakturach. Nie wspomina o nich podręcznik Ministerstwa w wersji z sierpnia 2026 (dla wersji 2.3.0), nie ma ich też w opisie aplikacji w sklepie. W opiniach w App Store pojawia się wprost prośba o nie — nie tylko Ty tego szukasz.
Jak w takim razie dowiadywać się o fakturach
- Zaglądać samemu, regularnie. Tak radzi Ministerstwo Finansów: logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF i przeglądasz listę faktur. Działa, ale wymaga pamiętania — i logowania za każdym razem.
- Program do faktur albo księgowości połączony z KSeF. Część programów pobiera faktury zakupowe sama, część ma tylko przycisk „pobierz z KSeF”. Zapytaj dostawcę, jak to działa u Ciebie i czy program daje znać o nowej fakturze.
- Usługa, która sprawdza KSeF za Ciebie. Są dwa rodzaje: takie, które wysyłają powiadomienie (fakturę i tak otwierasz w KSeF albo w ich panelu), i takie, które wysyłają samą fakturę e-mailem.
Na co uważać, oddając komuś dostęp
Każde narzędzie, które ma pobierać Twoje faktury, potrzebuje dostępu do KSeF Twojej firmy. Najbezpieczniej dać mu token z jednym uprawnieniem — „przeglądanie faktur”. Taki token pozwala tylko czytać faktury tej jednej firmy, nie pozwala niczego wystawić ani zmienić, a unieważnisz go w każdej chwili w Aplikacji Podatnika. Nie podawaj nikomu danych do Profilu Zaufanego ani do banku.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF wysyła e-maile o nowych fakturach?
Nie. KSeF nie wysyła e-maili, SMS-ów ani powiadomień push. Fakturę trzeba sprawdzić samemu albo skorzystać z programu lub usługi, która robi to za Ciebie.
Kiedy faktura w KSeF jest uznana za otrzymaną?
W dniu, w którym KSeF nada jej numer (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT) — niezależnie od tego, kiedy ją otworzysz. Data otrzymania ma znaczenie m.in. dla prawa do odliczenia VAT — obok pozostałych warunków.
Czy aplikacja mobilna KSeF ma powiadomienia?
Nie. Aplikacja mobilna Ministerstwa Finansów pokazuje faktury otrzymane, ale w wersji 2.3.0 nie ma powiadomień o nowych fakturach.
Jak robimy to my
KSeF na mail sprawdza KSeF Twojej firmy co godzinę (w pakiecie darmowym raz na dobę) i każdą fakturę zakupową wysyła osobnym e-mailem — PDF w układzie Ministerstwa Finansów i oryginalny XML, z danymi do przelewu w treści. Bez logowania, bez nowej aplikacji, token tylko do przeglądania faktur.
Źródła
- Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, cz. II — wystawianie i otrzymywanie faktur (rozdz. 6.4: KSeF nie wysyła powiadomień do nabywcy)
- Poradnik Przedsiębiorcy: Data wystawienia faktury a data wprowadzenia jej do KSeF — art. 106na ust. 3 ustawy o VAT (25.06.2026)
- Ministerstwo Finansów: Podręcznik użytkownika Aplikacji mobilnej KSeF (sierpień 2026, wersja 2.3.0)
- Aplikacja KSeF (Ministerstwo Finansów) w App Store — opis i opinie, wersja 2.3.0
- Infor: Jak odebrać fakturę w KSeF w 5 krokach od 1 lutego 2026 — poradnik Ministerstwa Finansów (22.01.2026)