Logowanie do KSeF: login.gov.pl, podpis kwalifikowany i e-pieczęć

Login.gov.pl: Profil Zaufany, mObywatel, bank, e-dowód

Ten sposób jest najprostszy dla osób fizycznych. Klikasz „Zaloguj przez login.gov.pl”, wpisujesz NIP firmy i trafiasz na login.gov.pl. Tam wybierasz to, czego używasz w urzędach: Profil Zaufany, aplikację mObywatel, bank albo e-dowód. Po potwierdzeniu wracasz do Aplikacji Podatnika. Logowanie jest bezpłatne.

Tą drogą zawsze logujesz się jako Ty, osoba z PESEL-em. Firmę wskazujesz NIP-em przed logowaniem. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, uprawnienia do jej KSeF masz od razu. Spółka nie ma Profilu Zaufanego. W jej imieniu logują się konkretne osoby, każda ze swoimi danymi, po wpisaniu NIP spółki.

Profil Zaufany jest ważny trzy lata. Jeśli dawno go nie używałeś, sprawdź, czy nie wygasł.

Podpis kwalifikowany

Wybierasz „Zaloguj certyfikatem” i wpisujesz NIP. Aplikacja daje Ci do pobrania plik z żądaniem logowania. Podpisujesz go w formacie XAdES w programie do podpisu od wystawcy certyfikatu i wgrywasz z powrotem. Podpisanego pliku nie otwieraj i nie zapisuj ponownie, bo KSeF może go odrzucić.

KSeF przyjmie podpis bez dodatkowych formalności, jeśli certyfikat zawiera PESEL albo NIP. Jeśli nie ma żadnego z nich, najpierw trzeba nadać uprawnienia na tak zwany odcisk palca certyfikatu. Pobierzesz go na stronie głównej Aplikacji Podatnika przyciskiem „Pobierz odcisk palca”.

E-pieczęć spółki

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna należy do firmy, a nie do osoby. Logujesz się nią tak samo jak podpisem, przez „Zaloguj certyfikatem”. Pieczęć powinna zawierać NIP spółki. Wtedy spółka nie musi składać ZAW-FA, a KSeF zapisuje, że działała spółka, a nie konkretny pracownik.

Spółka bez pieczęci: ZAW-FA

Spółka bez e-pieczęci wskazuje w urzędzie skarbowym, na zawiadomieniu ZAW-FA, pierwszą osobę, która będzie mogła logować się w jej imieniu. Zawiadomienie można złożyć elektronicznie, na przykład przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia. Przez ePUAP już nie: od 1 stycznia 2026 r. urzędy skarbowe nie uznają go za doręczone. Wskazana osoba loguje się potem przez login.gov.pl albo podpisem. Kolejnym osobom nadaje uprawnienia sama, w Aplikacji Podatnika.

Zalogowałeś się, ale nie masz dostępu do firmy

Skoro logowanie się udało, KSeF wie, kim jesteś. Nie znalazł natomiast Twoich uprawnień w firmie o podanym NIP. Najczęstsze przyczyny:

literówka w NIP albo NIP innej firmy niż ta, do której masz dostęp;
spółka nie ma ani ZAW-FA, ani pieczęci, więc nikt nie ma w niej uprawnień;
pracownik albo księgowa, którym nikt nie nadał uprawnień (nadaje je właściciel albo osoba, która może zarządzać uprawnieniami);
podpis bez PESEL i NIP, dla którego nie nadano uprawnień na odcisk palca.

Jeśli ekran wygląda inaczej niż zwykle, sprawdź adres. Ministerstwo ma też wersję testową (ap-test.ksef.mf.gov.pl) i demonstracyjną (ap-demo.ksef.mf.gov.pl). Faktury, które tam zobaczysz albo wystawisz, nie są prawdziwe.

Tokenem do Aplikacji Podatnika się nie zalogujesz

Token i certyfikat KSeF też służą do logowania, ale korzystają z nich programy, które łączą się z KSeF bez Ciebie. Na stronie Aplikacji Podatnika nie ma ich wśród sposobów logowania. Token generujesz po zalogowaniu się jednym ze sposobów opisanych wyżej. Pokazujemy to krok po kroku, ze zrzutami ekranu.

Każde logowanie wymaga wpisania NIP-u i potwierdzenia Profilem Zaufanym, w mObywatelu, w banku albo podpisem. Jeśli wchodzisz do KSeF tylko po to, żeby sprawdzić, czy przyszły faktury, program albo usługa z tokenem zrobi to za Ciebie.

Najczęstsze pytania

Czym zalogować się do KSeF?

Przez login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, bank, e-dowód) albo certyfikatem kwalifikowanym, czyli podpisem kwalifikowanym lub e-pieczęcią.

Czy do KSeF można zalogować się Profilem Zaufanym?

Tak, przez login.gov.pl, bezpłatnie. Profilem może się logować także osoba działająca w imieniu spółki, jeśli ma w niej uprawnienia.

Jak spółka loguje się do KSeF?

E-pieczęcią z NIP spółki albo przez osoby, którym nadano uprawnienia. Spółka bez e-pieczęci wskazuje pierwszą taką osobę na zawiadomieniu ZAW-FA.

Czy do Aplikacji Podatnika można zalogować się tokenem?

Nie. Z tokenu i certyfikatu KSeF korzystają programy. Token generuje się po zalogowaniu w Aplikacji Podatnika.

Jak robimy to my

KSeF na mail sprawdza KSeF Twojej firmy co godzinę (w pakiecie darmowym raz na dobę) i każdą fakturę zakupową wysyła osobnym e-mailem — PDF w układzie Ministerstwa Finansów i oryginalny XML, z danymi do przelewu w treści. Bez logowania, bez nowej aplikacji, token tylko do przeglądania faktur.

Zobacz, jak to działa · Jak wygenerować token